Einscan-Service

Unsere Mitarbeiter sind speziell auf das Einscannen von Ermittlungsakten geschult. Die Akten werden beidseitig in hoher Qualität erfasst und Farbbilder werden als Farbbilder in die elektronischen Dokumente eingebunden. Häufig sind von der Staatsanwaltschaft zudem auf der Rückseite der Seiten wichtige Notizen oder Aktenverfügungen eingetragen. Sie lassen gelegentlich Rückschlüsse darauf zu, wie die Staatsanwaltschaft den Sachverhalt rechtlich bewertet. Aus diesem Grund werden diese Notizen von uns ebenfalls erfasst und im elektronischen Dokument abgelegt. Dadurch hat der Mitbearbeiter bei der Versicherung die Chance, eine noch genauere rechtliche Einschätzung vorzunehmen. Unsere Hochleistungs-Scanner garantieren eine gleichbleibend hohe Qualität der Dokumente. Die mittels professioneller Layout-Software erstellten Dokumente werden anschließend auf kleinere Dateigrößen kompremiert, um einen reibungslosen Up- und Download zu gewährleisten.

 

Sprungmarken

Unsere Dokumente werden von unserem Personal inhaltlich durch das Anbringen von Sprungmarken vorsortiert. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis beim Studium der Akte durch die Mitarbeiter der Versicherung, da diese sofort zu den für sie wichtigen Inhalten in der Akte "springen" können, so etwa zum "Sachverhalt", zur "Zeugenaussage Herr ..." oder zum "Bildmaterial". Der Zeitvorteil wird nach unserer Erfahrung mit durchschnittlich 5 bis 10 Minuten pro Akte anzunehmen sein, da das vollständige Durchblättern der Akte entfällt und selbst ein Blättern im elektronischen Dokument gegenüber der Papierakte etwa die Hälfte der Zeit in Anspruch nimmt. Gerade auch beim erneuten Studium der Akte oder bei einem Sachbearbeiterwechsel ist dies von Vorteil, da das elektronische Dokument eine Struktur vorgibt, vergleichbar den Reitern in Papierakten. Durch das Anbringen von Sprungmarken wird zudem das Risiko verringert, dass der Mitarbeiter bei der Versicherung entscheidungserhebliche Punkte in der Akte "übersieht", z.B. eine bestimmte Zeugenaussage. Dieses Risiko ist beim Studium der Papierakte wesentlich höher.


Durchsuchbarkeit der Dokumente

Die von uns erstellten Dokumente können, sofern dies gewünscht ist, auch als durchsuchbare Dokumente erstellt werden. Der Mitarbeiter bei der Versicherung hat dann auch die Möglichkeit das Dokument nach einem Stichwort, z.B. "Meyer", zu durchsuchen, um z.B. festzustellen, an welchen Stellen im Dokument z.B. der Name Meyer erwähnt wird.

 

Datenschutz

Alle elekrtonischen Ermittlungsakten sind von uns mit einer hohen Verschlüsselung geschützt, so dass die einschlägigen Datenschutzrichtlinien eingehalten werden. Dies ist ein entscheidender Vorteil, denn durch die Sicherung der Dokumente ist es ausschließlich an den Rechnern der Versicherung möglich, diese Dokumente zu öffnen. Die dazu verwendeten Zertifikate können nach der Installation auf den lokalen Rechnern der Versicherung nicht mehr weitergeleitet werden. Dadurch ist sichergestellt, dass die Akten nur an den Rechnern der Versicherung geöffnet werden können. Die Sicherung durch die Zertifikate ist so hoch, dass ein "hacken" dieser nahezu unmöglich ist.

 

Datenübermittlung

Die Daten werden auf unserem Server zum Download zur Verfügung gestellt. Der Download geschieht über eine webbasierte Oberfläche mit einem üblichen Webbrowser wie etwa dem Internet Explorer von Microsoft. Dadurch ist es nicht erforderlich, Mitarbeiter speziell für den Zugang zu schulen. Das Navigieren erfolgt sozusagen in gewohnter Oberfläche und ist insoweit selbsterklärend. Auf dem Server werden tagesaktuell Datenbündel, welche die einzelnen Akten enthalten, wie auch die einzelnen Akten mit Schaden- und/oder Versicherungsnummer abgespeichert. Die Versicherung hat die Möglichkeit die Akten nun zentral in ihr System einzupflegen, alternativ die Akten vom Systemadministrator herunterladen und verteilen zu lassen oder aber auch die Akten auf die lokalen Rechnern durch die Mitarbeiter abzuspeichern zu lassen. Letztere Varianten haben den Vorteil, dass das hauseigene Serversystem der Versicherung nicht durch die hohen entstehenden Datenmengen belastet wird. Auf unserem Server können die Akten zudem ebenfalls nach Schaden- und/oder Versicherungsnummer durchsucht werden, so dass bei einem Sachbearbeiterwechsel der neue Sachbearbeiter die erforderliche Akte schnell über die integrierte Suchmaske suchen und ansehen kann. Wir halten die Daten je nach Vereinbarung mehrere Monate auf dem Server vor und archivieren sie anschließend für die Versicherung. So kann auch nach Jahren noch auf diese Akten Zugriff genommen werden.

 

Sicherheit

Neben der Verschlüsselung der Dokumente garantiert ein SSL-Zugang zu unserem Server die Datensicherheit und das Abhören der Datenverbindung durch Dritte. Darüber hinaus ist der Zugang zu der webbasierten Oberfläche durch eine Firewall im Server geschützt, so dass nur von den Rechnern der Versicherung und von unseren Rechnern auf die Inhalte zugegriffen werden kann. Jeder andere wird vom Server automatisch abgewiesen und hat keinerlei Möglichkeit des Zugriffs, wenn er nicht an einem der genannten Rechner arbeitet. Dadurch ist die erforderliche Sicherheit der Datenleitung und des Serverzugangs garantiert. 

 

 

Weitere Details unserer Technik und der Verfahrensabläufe erläutern wir Ihnen gerne in einer persönlichen Präsentation. Gerne können Sie hier auch unser Konzept als pdf-Datei herunterladen. Diese ist passwortgeschützt. Das Passwort lassen wir Ihnen gerne auf Anfrage zukommen.

 

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